新 供應(yīng)商 及新商品進場必須建立以下原始檔案，并輸錄至電腦。
　　一、 商品基本信息資料

　　由 供應(yīng)商 提供標準的基本信息資料，并核實無誤。

　　店內(nèi)碼 商品條形碼 品名規(guī)格 訂貨倍數(shù) 發(fā)貨倍數(shù) 銷售單位 進價 零售價 會員價 產(chǎn)地 等級 可否退貨 分類碼 結(jié)算方式

　　建立基本信息時必須注意一品多碼及多碼一品及偽碼現(xiàn)象，并要求 供應(yīng)商 嚴格按商品之實際情況提供資料。

　　1、 一品多碼，往往因商品產(chǎn)地不一致，原則上要求 供應(yīng)商 只供其中一個產(chǎn)地之商品，因其外形相同，很難辯別，極易影響盤點庫存和自動訂貨管理，并且因產(chǎn)地不同會有價差，避免 供應(yīng)商 偷梁換柱。

　　2、 多碼同品，也稱重碼，其產(chǎn)生原因是商品嚴格按國際標準之條碼使用規(guī)則生產(chǎn)，此類商品原則上不予進貨，如確為暢銷之品種，只采用其中一種，其余均使用超市自制條碼，并由供貨商粘貼后方可進入賣場銷售，否則將造成價格及庫存的極大混亂，甚至影響銷售，導(dǎo)致虧損而不易發(fā)覺。

　　3、 偽碼，偽碼存幾種情況，一種是廠商未經(jīng)技術(shù)監(jiān)督局審批，擅自而制，極可能與別家商品同碼或條碼無法辯識。另一種情況是數(shù)字與實際條碼不符，掃描后變成了另一種商品，該類商品均不允許進入賣場，好產(chǎn)品無質(zhì)量問題且為本地適銷商品，則要求供方采用超市自制碼。

　　銷售單位即訂貨單位，應(yīng)嚴格注明內(nèi)含小單位數(shù)量。

　　二、 供應(yīng)商 基本信息

　　采購員引進 供應(yīng)商 ，應(yīng)嚴格填寫 供應(yīng)商 基本資料，該信息卡為訂貨、退貨、財務(wù)結(jié)算服務(wù)。

　　見采購管理之 供應(yīng)商 基本資料卡。

　　在實際管理中常見的錯誤及杜絕方法：

　　1、 重復(fù)錄入 供應(yīng)商 ，因初期提供的 供應(yīng)商 名稱使用不規(guī)范，前后不一致辭，在原 供應(yīng)商 提供新貨時使用了不同的名稱，造成錯誤。

　　2、 結(jié)算方式復(fù)雜，未按標準簽收，采用手工注明方式，以致無法實行電腦管理。

　　三、費用資料表

　　四、年度傭金、獎勵資料表、進貨數(shù)量獎勵資料表

　　五、設(shè)柜及租賃經(jīng)營資料表

　　六、訂量初始設(shè)置、訂貨周期

　　七、新品庫存建議表

　　 電腦軟件設(shè)計應(yīng)能滿足將相關(guān)結(jié)算信息（如應(yīng)扣款項、付款時間、期間應(yīng)付金額及明細等）提前一同匯總到財務(wù)管理界面。

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